I. OBJETIVO Y ALCANCE:

En GUERBET COLOMBIA S.A.S., (en adelante “GUERBET” o la “Compañía”), reconocemos la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de la información personal. La presente Política de Tratamiento de Información (la “Política”) detalla los Datos personales que recopilamos, la manera que la Compañía utiliza sus Datos personales, con quién compartimos dichos datos y cómo usted puede ponerse en contacto con la Compañía, acceder a sus Datos personales y ejercer sus derechos relativos a sus Datos personales.

En general, toda la información y los datos que Usted nos proporcione, o que de otra forma recopilemos en razón del giro ordinario de sus actividades comerciales y mercantiles, serán utilizados por la Compañía de conformidad con la Ley 1581 de 2012, los capítulos 25 y 26 del decreto 1074 de 2015 y sus decretos reglamentarios. Lo anterior significa que cualquier forma de Tratamiento de sus Datos personales que realice el Responsable respetará los principios de legalidad, equidad, transparencia, limitación de propósito, limitación de almacenamiento, minimización de datos, precisión, integridad y confidencialidad.

II. DEFINICIONES Y CONCEPTOS

 Para la interpretación de esta Política, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:

• Base De Datos: conjunto organizado de Datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: se refiere a cualquier información asociada a una persona natural identificada o identificable.
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos personales por cuenta de del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los Datos personales.
• Tratamiento: cualquier operación o procedimientos físicos o automatizados que permita captar, registrar, reproducir, conservar, organizar, modificar, transmitir los datos de carácter personal.
• Titular: es la persona natural cuyos Datos personales son objeto de Tratamiento por parte de un tercero, ya sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación jurídica o comercial, suministre Datos personales a la Compañía.
• Transmisión: se refiere a la comunicación de Datos personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate Datos personales;
• Tratamiento:Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, usted deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012 y los capítulos 25 y 26 del Decreto 1074 de 2015, dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición exista duda alguna.

III. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En GUERBET estamos comprometidos con el cumplimiento de los principios que gobiernan el Tratamiento de los Datos personales de nuestros grupos de interés y, en general, de cualquier persona natural cuyos Datos personales se encuentren en nuestras bases de datos y/o archivos, garantizando la aplicación de los principios generales para el Tratamiento de este tipo de datos, los cuales a continuación se indican:

• Principio de Legalidad. El Tratamiento de Datos personales es una actividad regulada y debe obedecer a una finalidad legítima, por lo cual GUERBET, cumplirá de forma obligatoria lo establecido en la Ley 1581 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de Finalidad. GUERBET tratará los Datos personales obedeciendo siempre a una finalidad legítima la cual será previamente informada al Titular.
• Principio de Libertad. GUERBET, sólo tratará los Datos personales cuando cuente con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. El Titular podrá, en cualquier caso, negarse al Tratamiento de sus datos sensibles.
• Principio de Veracidad o Calidad. Los Datos personales que trate GUERBET deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.
• Principio de Transparencia. GUERBET, garantizará al Titular de los Datos personales, en cualquier momento y sin restricciones, la obtención de información acerca de la existencia de datos que a éste le conciernan.
• Principio de Acceso y Circulación Restringida. GUERBET, se compromete a que el Tratamiento de los Datos personales se realizará por entidades autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley 1581 de 2012. Los Datos personales no podrán encontrarse disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, excepto que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados.
• Principio de Seguridad. La información sujeta a Tratamiento por parte de GUERBET, se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de Confidencialidad. GUERBET, se compromete a que las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos personales que no tengan la naturaleza de públicos se encontrarán obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.
• Principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability). Aquel que se basa en el enfoque del reconocimiento y del compromiso de las organizaciones a los efectos de incrementar los estándares de protección para procurar y garantizar a las personas un Tratamiento adecuado de sus Datos personales. Este principio comporta para GUERBET una obligación de rendir cuentas sobre sus actividades en materia de protección de Datos personales, aceptar responsabilidad sobre ellas y divulgar los resultados de manera transparente.

IV. DEBERES DE GUERBET COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

GUERBET, como Responsable del Tratamiento cumplirá los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad comercial:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data;
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada;
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos;
12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

V. PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS

GUERBET solo recolectará, almacenará, usará o circulará los Datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento y, sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los Datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los Datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

No obstante lo anterior, usted como Titular podrá, en cualquier momento, revocar el consentimiento que haya otorgado para el Tratamiento de sus Datos personales, salvo que legal o contractualmente GUERBET deba tratar dicha información, mediante el envío de una comunicación y/o solicitud escrita a través los canales de contacto contemplados en la presente Política, aportando copia de su documento de identificación o cualquier otro documento que, a juicio de GUERBET, permita acreditar su identidad.

VI. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

1. Finalidades Generales:

 Las finalidades descritas a continuación serán aplicables a todos los Titulares que hayan autorizado de forma previa el Tratamiento de sus Datos personales:

1. Informar sobre cambios sustanciales en la Política adoptada por
2. Establecer y gestionar la relación precontractual y contractual comercial, laboral, civil y cualquier otra índole que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de GUERBET.
3. Responder a las peticiones, consultas, reclamos y/o quejas que realicen los Titulares de información de tipo personal a través de cualquiera de los canales habilitados por GUERBET para dicho efecto.
4. Transferir o transmitir sus Datos personales a otras empresas del grupo GUERBET y/o autoridades judiciales y/o administrativas, cuando estos sean requeridos en relación a su objeto y necesarios para el cumplimiento de sus funciones legales o contractuales.
5. No obstante lo anterior, recopilamos información personal por las siguientes varias razones, que incluyen, entre otras: por nuestros esfuerzos internos para operar y mejorar nuestro negocio; con fines publicitarios y de marketing; para nuestros propósitos administrativos generales; para la participación en las redes sociales; por motivos de seguridad, según sea necesario para ayudarnos a protegernos, identificar o investigar el fraude u otra actividad delictiva; para otros propósitos legales, si tenemos una obligación legal, o necesitamos perseguir o defendernos de reclamos legales, para lo cual necesitamos procesar su información; con fines de comunicación, para ponernos en contacto con usted en relación con cualquiera de las razones mencionadas anteriormente. 

2. Candidatos a una vacante:

GUERBET utilizará los Datos personales de los candidatos a una vacante de acuerdo con las finalidades descritas a continuación, las cuales serán aplicables a todos los Titulares que hayan autorizado de manera previa el Tratamiento de sus Datos personales:

1. Establecer y gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación.
2. Adelantar pruebas de selección, competencias y habilidades, visitas domiciliarias, evaluaciones psicosociales, y todas las otras evaluaciones que se estimen convenientes con el fin de identificar la pertinencia de la contratación del candidato.
3. Almacenar en un archivo o carpeta físico y/o digital que se identificará con el nombre del CANDIDATO; la carpeta o archivo, el cual podrá ser accedido por la gerencia de GUERBET o por quien haya sido delegado con este propósito.

3. Empleados y trabajadores retirados:

GUERBET utilizará los Datos personales de los empleados y trabajadores retirados de acuerdo con las finalidades descritas a continuación, las cuales serán aplicables a todos los Titulares que hayan autorizado de manera previa el Tratamiento de sus Datos personales: 

1. Incorporar sus Datos personales en el contrato laboral, modificaciones y adiciones al mismo, así como en los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación laboral y obligaciones derivadas de la misma que se encuentren a cargo GUERBET en calidad de Responsable del Tratamiento de sus Datos personales.
2. Adelantar pruebas de desempeño, competencias y habilidades, visitas domiciliarias, evaluaciones psicosociales y las demás que se estimen convenientes con el fin de identificar la pertinencia de la vinculación laboral de la persona.
3. Desarrollar una correcta gestión de la relación laboral que vincula al Titular del Dato personal con GUERBET.
4. Disponer de los Datos personales de los colaboradores para incorporarlos de forma adecuada en los archivos laborales activos e históricos de GUERBET y mantenerlos actualizados.
5. Enviar comunicaciones internas relacionadas o no con su vinculación laboral.
6. Administrar los Datos personales para que GUERBET, en condición de empleador, cumpla correctamente con sus obligaciones. Por ejemplo: adelantar las afiliaciones a las que tiene derecho por ley el trabajador ante Sistema integral de seguridad social, cajas de compensación familiar y demás asuntos relacionados con prestaciones sociales, contribuciones, retenciones, impuestos, controversias laborales, como también en caso de aportes o pagos a otras entidades donde el colaborador de forma previa haya autorizado el Tratamiento de sus Datos personales.
7. Gestionar los Datos personales del Titular y los de su núcleo familiar para realizar trámites de afiliación a las entidades promotoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral −ARL−, y demás necesarias para que GUERBET cumpla su deber como empleador.
8. Responder solicitudes del trabajador sobre expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados a GUERBET en razón del vínculo laboral.
9. Promover su participación en programas desarrollados por GUERBET que tengan como finalidad el bienestar y buen clima laboral.
10. Gestionar sus Datos personales para garantizar una correcta asignación de las herramientas de trabajo (incluidas las herramientas TI tales como correo electrónico, computadoras, disposituvos móviles, accesos a bases datos, etc.).
11. Gestionar sus Datos personales para garantizar una correcta ejecución de lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo, incluidos los procesos disciplinarios e investigaciones pertinentes.
12. Monitorear y utilizar las imágenes que se capten a través sistemas de video vigilancia con la finalidad de controlar y evaluar el desarrollo y rendimiento de las actividades laborales en el puesto de trabajo.
13. Administrar los Datos personales para realizar el correcto pago de la nómina, incluida la realización de los descuentos para pagos a terceros que el empleado haya autorizado previamente y realizar los informes relativos a este proceso.
14. Actividades de formación y del sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo 

4. Proveedores y/o Contratistas: 

GUERBET utilizará los Datos personales de los proveedores y/o contratistas de acuerdo con las finalidades descritas a continuación, las cuales serán aplicables a todos los Titulares que hayan autorizado de manera previa el Tratamiento de sus Datos personales. 

1. Desarrollar una correcta gestión de la relación contractual.
2. Recolectar, registrar y actualizar sus Datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación con su condición de proveedor y/o tercero relacionado con GUERBET y demás trámites asociados a cargo del Responsible del Tratamiento.
3. Gestionar sus datos para efectuar los diferentes procesos de pagos facturas y cuentas de cobro presentadas a GUERBET y gestión de cobranzas que se encuentren a su cargo.
4. Evaluar los servicios ofrecidos o prestados por parte del proveedor y/o contratista.
5. Cumplir cualquier otra obligación legal que se encuentre a cargo de
6. Analizar aspectos financieros, técnicos y de cualquier otra índole que permita a GUERBET, identificar la capacidad de cumplimiento del proveedor.
7. Cumplir las obligaciones derivadas de la relación comercial que se establezca con el proveedor o contratista.
8. Brindar asistencia y/o información de interés general y/o comercial al proveedor o contratista.
9. Desarrollar y aplicar procesos de selección, evaluación, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaborar solicitudes de cotización y propuesta, y/o adjudicación de contratos.
10. Evaluar la calidad de los productos y servicios ofrecidos o prestados a GUERBET.
11. Utilizar, en el evento que sea necesario, los Datos personales del colaborador del proveedor con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física de GUERBET.
12. Administrar los datos de carácter personal para realizar pagos a proveedores, incluida la administración de los números de cuentas bancarias para la correcta gestión de los pagos.
13. Enviar o aportar información a las autoridades competentes, cuando así lo soliciten, o en el curso de controversias contractuales.
14. Transferir información a autoridades administrativas que, en razón de sus funciones, así lo requieran con el fin de cumplir las obligaciones legales a nuestro cargo.

GUERBET entiende que sus Datos personales y los de terceros que el proveedor o contratista suministre, tales como trabajadores autorizados para llevar a cabo la gestión o servicio encomendado, referencias y certificaciones comerciales, cuentan con la autorización de los Titulares para ser entregados y tratados de acuerdo con las finalidades contempladas en la presente Política.

5. Usuarios finales:

GUERBET utilizará, directamente o con la participación de terceros proveedores de productos o servicios y clientes, los Datos personales de sus usuarios finales para realizar las funciones propias de la institución y gestionar los reportes de eventos adversos asociados al uso de nuestros productos farmacéuticos en cumplimiento con la normatividad local en farmacovigilancia, y de acuerdo con las finalidades que a continuación se relacionan:

1. Realizar el Tratamiento estadístico de los datos de los usuarios finales para construir el perfil de seguridad del producto y llevar a cabo estudios de farmacovigilancia.
2. Realizar reportes a las autoridades regulatorias y a la oficina corporativa de GUERBET en Francia en cumplimiento de las finalidades aquí descritas.
3. Realizar estudios e investigaciones sobre nuevos riesgos asociados al uso de nuestros productos.
4. Las demás finalidades que determine GUERBET en procesos de recolección de información para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los Datos personales.

6. Clientes y Prospectos comerciales: 

GUERBET utilizará los Datos personales de los terceros clientes de acuerdo con las finalidades descritas a continuación, las cuales serán aplicables a todos los Titulares que hayan autorizado de manera previa el Tratamiento de sus Datos personales:

1. Registrarlo como cliente de GUERBET.
2. Evaluarlo como cliente potencial de GUERBET.
3. Verificar que la información suministrada sea veraz.
4. Evidenciar que sus bienes no provienen de actividades ilícitas.
5. Consultar y reportar su información en centrales de riesgo e información crediticia.
6. Informarle sobre las marcas y productos que comercializamos, así como sobre las actividades promocionales que llevamos a cabo, todo dentro de los términos autorizados por la legislación respectiva.
7. Prestar los servicios de acuerdo con las necesidades del Titular.
8. Recolectar, registrar y actualizar sus Datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación con su condición de cliente o prospecto comercial.
9. Responder a solicitudes o requerimientos de información de nuestros servicios.
10. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o vía WhatsApp o Facebook Messenger o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y, de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados directamente por GUERBET y/o por terceras personas.
11. Levantar registros contables, financieros y estadísticos.
12. Realizar análisis estadísticos de tendencias, hábitos de consumo y comportamientos del consumidor.
13. Compartir la información con terceros y/o encargados aliados para el cumplimiento de las finalidades descritas anteriormente.
14. Las demás finalidades que determine GUERBET en procesos de recolección de información para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los Datos personales.

VII. REQUISITOS ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES 

GUERBET en su calidad de Responsable del Tratamiento, identificará los datos sensibles que eventualmente llegare a recopilar o procesar para cumplir con los siguientes objetivos:

1. Implementar especial atención y reforzar su responsabilidad frente al Tratamiento de este tipo de datos, lo cual se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes establecidos por la normatividad vigente en materia de protección de datos.
2. Establecer los niveles de seguridad técnica, legal y administrativa para tratar esa información de forma adecuada.
3. Aumentar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de GUERBET en su calidad de empleadora y de terceros contratistas o proveedores de ésta.

VIII. DATOS PERSONALES DE NIÑAS, NIÑOS Y ADOLESCENTES 

El Tratamiento de Datos personales de niños, niñas y adolescentes por parte de GUERBET se llevará a cabo respetando siempre los siguientes requisitos:

1. Responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Asegurar por parte del responsable el respeto a sus derechos fundamentales.
3. Garantizar que el representante legal del menor otorgue la autorización, previo el ejercicio de éste de su derecho a ser escuchado, opinión que, en la medida de lo posible, debe ser valorada teniendo en cuenta los siguientes factores:

• Madurez
• Autonomía
• Capacidad para entender el fin de dicho Tratamiento
• Explicar las consecuencias que conlleva el Tratamiento 

IX. TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES A TERCEROS

Cuando GUERBET realice una Transmisión de Datos personales a terceros Encargados ubicados en Colombia o en el exterior, deberá acreditar (i) una autorización previa, expresa e informada por parte del Titular, o (ii) un contrato de transmisión de Datos personales que contenga los requisitos contemplados en el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

De igual forma, GUERBET podrá transferir o transmitir (según corresponda) sus Datos personales a otras compañías en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones de cada una de estas personas. Bajo este entendido, sus datos podrán ser transmitidos o transferidos, según corresponda, para la culminación de operaciones administrativas a favor y bajo instrucciones de GUERBET o a favor de la operación global de GUERBET Express, S.A.B de C.V., sus filiales o subsidiarias.

X. SEGURIDAD, INTEGRIDAD Y CONFIDENCIALIDAD

GUERBET ha incorporado en sus diferentes sistemas los estándares de seguridad y adecuados con el fin monitorear, identificar y proteger los Datos personales de todos los Titulares frente a posibles pérdidas accidentales y a accesos, Tratamientos o modificaciones no autorizadas, lo anterior de acuerdo con el estado de la tecnología, el tipo y naturaleza de los datos que se encuentran en nuestras bases de datos y los riesgos a que están expuestos.

Los Datos personales que obtenga GUERBET a través de cualquier formato, contrato, comunicación física o electrónica, serán tratados con total reserva y confidencialidad de acuerdo con lo establecido en la presente Política, comprometiéndose a guardar el debido secreto respecto de los mismos y garantizando el deber de almacenarlos adoptando medidas necesarias que eviten su adulteración, pérdida y Tratamiento o acceso no autorizado, de acuerdo con lo establecido en la Ley aplicable.

XI. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES 

Los Titulares de información personal podrán ejercer el derecho de habeas data frente a GUERBET con el objeto de:

1. Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de Tratamiento.
2. Conocer y acceder a sus Datos personales que hayan sido objeto de un Tratamiento.
3. Actualizar sus Datos personales que hayan sido objeto de un Tratamiento.
4. Rectificar los Datos personales que hayan sido objeto de un Tratamiento.
5. Revocar la autorización para el Tratamiento de sus Datos personales, y/o solicitar la supresión de los Datos personales cuando en el Tratamiento de los mismos no se hayan respetado los principios establecidos en la Ley aplicable.
6. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus Datos personales.
7. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente

Estos derechos podrán ser ejercidos directamente por el Titular de Datos personales, su apoderado o su causahabiente, según sea el caso. Si usted desea ejercer su derecho de habeas data a través de representante legal deberá presentar un poder general o especial debidamente autenticado.

A continuación, se describe el contenido y detalle de cada uno de los derechos que usted, como Titular de Datos personales, puede ejercer: 

1. Derecho de acceso. Toda persona natural tendrá el derecho de conocer si sus Datos personales han sido sometidos a cualquier forma de Tratamiento por parte de GUERBET en los términos expresados en la norma, además de ejercer el derecho de conocer el origen de sus datos y si los mismos han sido transmitidos o transferidos o no a terceros y, por ende, la identificación de esos terceros.
2. Derecho de actualización. Toda persona natural tendrá el derecho de actualizar la información conservada por GUERBET como Datos personales en los términos expresados en la norma.
3. Derechos de rectificación. Toda persona natural tiene el derecho de comprobar frente al responsable del Tratamiento de la información la exactitud y veracidad y solicitar la rectificación de sus Datos personales recolectados cuando los mismos resulten inexactos, estén incompletos o conlleven a error. Los Titulares de la información deberán indicar los datos que solicitan corregir y además acompañar la documentación que justifique lo solicitado.
4. Solicitud de supresión o cancelación del dato. El Titular de la información personal deberá indicar los datos que se deben cancelar o rectificar, aportando sí es del caso la documentación o prueba que lo justifique. La cancelación dará lugar al bloqueo de sus datos, conservándolos por parte del responsable, con el único fin de que éstos sean accesibles a autoridades administrativas o judiciales, siempre obedeciendo el plazo de prescripción que exista sobre los mismos. Cumplido este plazo debe procederse por parte del responsable a la cancelación definitiva de la información personal del interesado o afectado, que repose en nuestras bases de datos o archivos.

Así mismo, el Titular podrá solicitar la supresión o cancelación de sus Datos personales cuando el Tratamiento de estos por parte del Responsable o Encargado del Tratamiento resulte excesivo e inclusive inadecuado. Los Datos personales de los Titulares de la información serán conservados durante los tiempos previstos en las normas aplicables y/o, dependiendo del caso, de las relaciones contractuales entre el Titular de la información personal y el Responsable del Tratamiento.

En todo caso, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

XII. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA 

Las siguientes son las formas legalmente permitidas para ejercer el derecho de habeas data:

1. A nombre propio: usted como Titular de Datos personales que se encuentren almacenados en bases de datos y/o archivos de GUERBET, tendrá derecho a conocer, actualizar, acceder, rectificar, suprimir, solicitar prueba de autorización otorgada, ser informado respecto del uso de sus datos, revocar la autorización otorgada.
2. A través de apoderado: Este derecho puede ejercerse por el interesado debidamente identificado o por el apoderado del Titular de la información personal, para lo cual debe adjuntar a la solicitud el poder especial o general debidamente autenticado
3. Ejercicio del derecho de menores de edad: Los menores de edad deberán ejercer su derecho de habeas data a través de quien acredite su representación legal. 

XIII. PROCEDIMIENTOS DE CONSULTAS Y RECLAMOS 

1. Procedimiento de Consulta: Los Titulares que deseen realizar consultas, deben tener en cuenta que GUERBET como Responsable del Tratamiento, suministrará a dichas personas toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará a través de los canales habilitados por GUERBET y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal. 
2. Procedimiento de Reclamo: El Titular que considere que la información contenida en una base de datos de GUERBET debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en Ley 1581 de 2012, podrá presentar un reclamo ante el Responsable o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. 1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del Tratamiento o al encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
   2. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
   3. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará la situación al interesado.
   4. Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y las causas que lo motivaron. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto de fondo.
   5. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

XIV. ÁREA ENCARGADA - OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

GUERBET se compromete a dar cumplimiento obligatorio y estricto y establece que el Oficial de Protección de Datos personales es la persona responsable de dar trámite a las consultas y reclamos efectuados por los Titulares interno, así como de la actualización y divulgación de la Política, cualquier cambio que se haga debe ser aprobado por éste. Si usted como Titular de Datos personales no está de acuerdo con los cambios efectuados en la misma, puede ejercer su derecho de Habeas Data mediante los canales y en la forma establecida en la presente Política.

Los Titulares podrán ejercer el de habeas data en todo momento y de forma efectiva para garantizar su derecho de acceso, rectificación, supresión y prueba de autorización ante GUERBET a través de cualquiera de los siguientes canales de contacto habilitados:

• Oficina domicilio principal Colombia: podrá dirigirse a las oficinas del domicilio principal de GUERBET, ubicadas en la Calle 113 No. 7-21, Bloque 1, Ap. 1101
• Teléfono: (+571) 648 12 46
• Correo electrónico: podrá dirigirse vía correo electrónico a oficialdatospersonales@guerbet.com.

XV. MODIFICACIONES A ESTA POLÍTICA

Esta Política puede ser ajustada o modificada en cualquier momento, razón por la cual le recomendamos revisar periódicamente nuestro sitio web corporativo, por medio del cual se le avisará del cambio y se pondrá a su disposición la última versión de esta Política o los mecanismos para obtener una copia de la misma.

XVI. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

La presente Política entró en vigencia el día 14 de abril de 2021.

HISTORIAL

Cambio No	Fecha MM/DD/YY	Sección	Detalles de la modificación
01	14/08/2020	X	La sección X de la política se modificó para incluir la notificación a Guerbet de cualquier incumplimiento. Cambio de código de documento de COL-POL-QS-01 a COL-GD-QS-08
02	23/03/2021	Varios	La política fue revisada y modificada en su totalidad por el despacho externo, Gómez-Pinzón Abogados.